›
›
›

Bài giảng Excel - Trần Khắc Thanh

ppt 61 trang thungat 29/10/2022 2040
Download
Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Bài giảng Excel - Trần Khắc Thanh", để tải tài liệu gốc về máy hãy click vào nút Download ở trên.

File đính kèm:

  • pptbai_giang_excel_tran_khac_thanh.ppt

Nội dung text: Bài giảng Excel - Trần Khắc Thanh

  1. Khởi động Excel ◼ C1: Kích đúp chuột vào biểu tượng trên nền màn hình (Destop). ◼ C2: Kích chuột vào biểu tượng của Excel trên thanh Microsoft Office Shortcut Bar ở góc trên bên phải nền màn hình. ◼ C3: Menu Start/Programs/Microsoft Excel ◼ Bài giảng Excel_Trần Khắc 15/02/2009 Thanh 1
  2. Mở một tệp trắng mới (New) ◼ C1: Kích chuột vào biểu tượng New trên Toolbar. ◼ C2: Ấn tổ hợp phím Ctrl+N ◼ C3: Vào menu File/New /Workbook Bài giảng Excel_Trần Khắc 15/02/2009 Thanh 3
  3. Ghi tệp vào ổ đĩa (Save) ◼ C1: Kích chuột vào biểu tượng Save trên Toolbar. ◼ C2: Ấn tổ hợp phím Ctrl+S. ◼ C3: Vào menu File/Save. ✓ Nếu tệp đã được ghi trước từ trước thì lần ghi tệp hiện tại sẽ ghi lại sự thay đổi kể từ lần ghi trước (có cảm giác là Excel không thực hiện việc gì). ✓ Nếu tệp chưa được ghi lần nào sẽ xuất hiện hộp thoại Save As, chọn nơi ghi tệp trong khung Save in, gõ tên tệp cần ghi vào khung File name, ấn nút Save. Bài giảng Excel_Trần Khắc 15/02/2009 Thanh 5
  4. Thoát khỏi Excel (Exit) ◼ C1: Ấn tổ hợp phím Alt+F4 ◼ C2: Kích chuột vào nút Close ở góc trên cùng bên phải cửa sổ làm việc của PowerPoint. ◼ C3: Vào menu File/Exit ✓ Nếu chưa ghi tệp vào ổ đĩa thì xuất hiện 1 Message Box, chọn: ✓ Yes: ghi tệp trước khi thoát, ✓ No: thoát không ghi tệp, ✓ Cancel: huỷ lệnh thoát. Bài giảng Excel_Trần Khắc 15/02/2009 Thanh 7
  5. Địa chỉ ô và miền (tiếp) ◼ Miền là một nhóm ô liền kề nhau. ◼ Địa chỉ miền được khai báo theo cách: Địa chỉ ô cao trái : Địa chỉ ô thấp phải Ví dụ: A3:A6 B2:D5 $C$5:$D$8 Bài giảng Excel_Trần Khắc 15/02/2009 Thanh 9
  6. Các phím dịch chuyển con trỏ ô: + , , →,  dịch chuyển 1 ô theo hướng mũi tên + Page Up dịch con trỏ lên 1 trang màn hình. + Page Down dịch chuyển xuống 1 trang màn hình. + Home cột đầu tiên (cột A) của dòng hiện tại + Ctrl + → tới cột cuối cùng (cột IV) của dòng hiện tại. + Ctrl +  tới cột đầu tiên (cột A) của dòng hiện tại. + Ctrl +  tới dòng cuối cùng (dòng 65536) của cột hiện tại. + Ctrl +  tới dòng đầu tiên (dòng 1) của cột hiện tại. + Ctrl +  +  tới ô trái trên cùng (ô A1). + Ctrl +  + → tới ô phải trên cùng (ô IV1). + Ctrl +  +  tới ô trái dưới cùng (ô A65536). + Ctrl +  + → tới ô phải dưới cùng (ô IV65536). Bài giảng Excel_Trần Khắc 15/02/2009 Thanh 11
  7. Chọn miền, cột, hàng, bảng ◼ Chọn miền: kích chuột vào ô cao trái, giữ và di tới ô thấp phải, nhả chuột. ◼ Chọn cả hàng: kích chuột vào ô tên hàng. ◼ Chọn cả cột: kích chuột vào ô tên cột. ◼ Chọn cả bảng tính: kích chuột vào ô giao giữa tên hàng và tên cột. ◼ Nếu chọn nhiều miền rời nhau thì giữ phím Ctrl trong khi chọn các miền đó. ➢ Khi cần lấy địa chỉ ô hoặc miền trong công thức thì không nên gõ từ bàn phím mà nên dùng chuột chọn để tránh nhầm lẫn. Bài giảng Excel_Trần Khắc 15/02/2009 Thanh 13
  8. Hàm số ◼ Excel có rất nhiều hàm số sử dụng trong các lĩnh vực: toán học, thống kê, logic, xử lý chuỗi ký tự, ngày tháng ◼ Hàm số được dùng trong công thức. ◼ Trong hàm có xử lý các hằng ký tự hoặc hằng xâu ký tự thì chúng phải được bao trong cặp dấu “ ” ◼ Các hàm số có thể lồng nhau.VD: =IF(AND(A2=10,A3>=8),“G”,IF(A2<7,“TB”,“K”)) ◼ Có thể nhập hàm số bằng cách ấn nút Paste Function fx trên Toolbar, rồi theo hướng dẫn ở từng bước. Bài giảng Excel_Trần Khắc 15/02/2009 Thanh 15
  9. Một số hàm số quan trọng (2) ◼ SUM (đối 1, đối 2, , đối n): cho tổng của các đối số Các đối số là các hằng, địa chỉ ô, miền. ◼ AVERAGE (đối 1, đối 2, , đối n): cho giá trị TBC c các số Bài giảng Excel_Trần Khắc 15/02/2009 Thanh 17
  10. Một số hàm số quan trọng (4) ◼ IF (bt logic, trị đúng, trị sai): ❑ Hiển thị trị đúng nếu BT logic có g/t True ❑ Hiển thị trị sai nếu BT logic có g/t False VD: =IF(A3>=5,“Đỗ”,“Trượt”) ➢ - Hàm IF có thể viết lồng nhau. VD: = IF(C6 400,3,2)) - Hàm trên cho kết quả của phép thử sau: 1 nếu [dữ liệu trong ô C6] 300 2 nếu 300 400 Bài giảng Excel_Trần Khắc 15/02/2009 Thanh 19
  11. Một số hàm số quan trọng (6) ◼ COUNT(đối1, đối2, ): đếm số lượng các ô có chứa số và các số trong các đối số. ❑ Các đối số là các số, ngày tháng, địa chỉ ô, địa chỉ miền. Ví dụ 1 Ví dụ 2 Bài giảng Excel_Trần Khắc 15/02/2009 Thanh 21
  12. Một số hàm số quan trọng (8) ◼ VLOOKUP (trị_tra_cứu, bảng_tra_cứu, cột_lấy_dữ_liệu, [True/False]): tra cứu g/t với các g/t trong cột đầu tiên của bảng và hiển thị dữ liệu tương ứng trong bảng tra cứu nằm trên cột ở đối số 3. VD: = VLOOKUP(E3, $E$12:$F$16, 2, True) - Nếu g/t tra cứu nhỏ hơn g/t nhỏ nhất trong cột đầu tiên của bảng thì trả về lỗi #N/A. - Nếu đối số thứ 4 bằng True (hoặc 1): + Các g/t trong cột đầu tiên của bảng phải được sắp xếp tăng dần. + Nếu g/t tra cứu không có trong cột đầu tiên của bảng thì hàm sẽ tra cứu g/t trong bảng g/t tra cứu. Bài giảng Excel_Trần Khắc 15/02/2009 Thanh 23
  13. Một số hàm số quan trọng (9) ◼ HLOOKUP(g/t, bảng_g/t, hàng_lấy_d.liệu, [1/0]): hàm tra cứu theo hàng, tương tự hàm VLOOKUP ◼ Hàm xếp thứ hạng: RANK(g/t_xếp, bảng_g/t, tiêu_chuẩn_xếp) - đối số 1: là giá trị cần xếp thứ (VD: điểm 1 HS) - đối số 2: bảng chứa các g/t (VD: bảng điểm) - đối số 3: = 0 thì g/t nhỏ nhất xếp cuối cùng (VD khi xếp thứ hạng các HS trong lớp theo điểm) = 1 thì g/t nhỏ nhất xếp đầu tiên (VD khi xếp thứ hạng cho các VĐV đua xe theo thời gian) VD: =RANK(A3,$A$3:$A$10,1) Bài giảng Excel_Trần Khắc 15/02/2009 Thanh 25
  14. Một số hàm số quan trọng (10) ◼ LEFT(“Chuỗi ký tự”, n): Cho n ký tự bên trái của chuỗi. ❑ VD: =LEFT(“Gia Lâm – Hà Nội”,7) cho kết quả là chuỗi “Gia Lâm” ◼ RIGHT(“Chuỗi ký tự”, n): Cho n ký tự bên phải của chuỗi. ❑ VD: =RIGHT(“Gia Lâm – Hà Nội”,6) cho kết quả là chuỗi “Hà Nội” ◼ MID(“Chuỗi ký tự”, m, n): Cho n ký tự tính từ ký tự thứ m của chuỗi. ❑ VD: =MID(“Gia Lâm–Hà Nội”,9,2) cho kết quả là chuỗi “Hà” Bài giảng Excel_Trần Khắc 15/02/2009 Thanh 27
  15. Một số hàm số quan trọng (12) ◼ YEAR(“mm/dd/yy”): Cho giá trị năm. ❑ VD: =YEAR(“11/25/80”) cho kết quả là 1980 ❑ Hàm Year thường được dùng để tính tuổi khi biết ngày sinh: Bài giảng Excel_Trần Khắc 15/02/2009 Thanh 29
  16. Các thao tác soạn thảo (2) 2. Dịch chuyển (Move): ❑ Chọn miền ❑ Ấn Ctrl+X (bấm nút Cut, menu Edit/Cut) ❑ Dịch tới ô trái trên của miền định dán ❑ Ấn Ctrl+V (bấm nút Paste, menu Edit/Paste) ◼ C2: di chuột tới bờ của miền, con trỏ thành hình mũi tên, Drag rời dữ liệu tới vị trí mới, thay thế dữ liệu cũ. Muốn xen kẽ dữ liệu cũ và mới thì giữ phím Shift trong khi Drag. Bài giảng Excel_Trần Khắc 15/02/2009 Thanh 31
  17. Một số thao tác hữu dụng 1. Thêm/xoá hàng, cột, bảng tính: ◼ Thêm một hàng vào bên trên hàng hiện tại: menu Insert/Rows ◼ Thêm một cột vào bên trái cột hiện tại: menu Insert/Columns ◼ Thêm một bảng tính (sheet): menu Insert/Worksheet ◼ Xoá hàng hiện tại: menu Edit/Delete Entire Row ◼ Xoá cột hiện tại: menu Edit/Delete Entire Column ◼ Xoá bảng tính: menu Edit/Delete Sheet Bài giảng Excel_Trần Khắc 15/02/2009 Thanh 33
  18. Một số thao tác hữu dụng (tiếp) ◼ Nhập một dãy liên tục cách đều vào các ô liền kề nhau (không bắt buộc tăng 1 đ.vị), vd: nhập STT, nhập các tháng trong năm : ❑ Nhập 2 g/t đầu tiên của dãy vào 2 ô tương ứng ❑ Bôi đen 2 ô vừa nhập ❑ Thực hiện Drag như khi sao chép công thức 3. Đổi tên sheet: nháy chuột phải tại tên sheet ở góc trái dưới bảng tính, chọn Rename, gõ tên mới cho sheet rồi ấn Enter. Bài giảng Excel_Trần Khắc 15/02/2009 Thanh 35
  19. Định dạng (2) 2) Định dạng ô (Menu Format/Cells ) - Chọn miền, vào menu Formar/Cells + Tab Number: định cách hiển thị số + Tab Alignment: định cách chỉnh vị trí dữ liệu + Tab Font: định font chữ + Tab Border: định đường kẻ viền các ô Bài giảng Excel_Trần Khắc 15/02/2009 Thanh 37
  20. Menu Format/Cells Tab Alignment Căn dữ liệu chiều ngang ô Căn dữ liệu Định hướng chiều dọc ô văn bản Xuống dòng vừa độ rộng ô Thu nhỏ chữ Nhập các ô liền vừa kích kề thành 1 ô thước ô Bài giảng Excel_Trần Khắc 15/02/2009 Thanh 39
  21. Menu Format/Cells Tab Border Không kẻ khung Khung bao ngoài Chọn kiểu Khung đường kẻ bên trong Chọn từng Màu đường kẻ đường kẻ khung Bài giảng Excel_Trần Khắc 15/02/2009 Thanh 41
  22. 2) Sắp xếp - Menu Data/Sort ◼ Khi xếp thứ tự 1 danh sách (CSDL), phải chọn tất cả các cột để tránh sự mất chính xác dữ liệu. ◼ DS không có tên trường thì tên cột sẽ thay thế. ◼ Trường quy định cách xếp thứ tự gọi là khoá. Có thể định tối đa 3 khoá. Các bản ghi cùng g/t ở khoá thứ nhất được xếp thứ tự theo khoá thứ 2; cùng g/t ở khoá thứ 2 được xếp thứ tự theo khoá thứ 3. ◼ Cách làm: Chọn miền. Chọn Menu Data/Sort Bài giảng Excel_Trần Khắc 15/02/2009 Thanh 43
  23. 3) Tìm kiếm (Lọc dữ liệu) Menu Data/Filter ◼ Mục đích: Lấy ra những bản ghi (thông tin) thoả mãn điều kiện nhất định. ◼ Có thể lọc theo 2 cách: ❑ AutoFilter: Excel hỗ trợ điều kiện lọc ❑ Advanced Filter : người sử dụng tự định điều kiện lọc. Bài giảng Excel_Trần Khắc 15/02/2009 Thanh 45
  24. Lọc dữ liệu dùng AutoFilter (tiếp) ◼ Nếu chọn Custom sẽ hiện hộp thoại Custom AutoFilter để người sử dụng tự định điều kiện lọc: VD: Lọc những bản ghi thoả mãn số lượng SP bán ra trong tháng 1 nằm trong khoảng (120,400] Bài giảng Excel_Trần Khắc 15/02/2009 Thanh 47
  25. Miền đ/k để lọc các bản Miền đ/k để lọc các bản ghi có số SP bán ra trong ghi có số SP bán ra trong tháng 1 =400 tháng 1 >150 Miền đ/k để lọc các bản Miền đ/k để lọc các bản ghi có số SP bán ra trong ghi có số SP bán ra trong tháng 1 150 150 hoặc trong tháng 2 200 Bài giảng Excel_Trần Khắc 15/02/2009 Thanh 49
  26. Đồ thị ◼ Chọn miền dữ liệu vẽ đồ thị, chú ý chọn cả 1 tiêu đề hàng và 1 tiêu đề cột đối với các đồ thị kiểu Column, Line và Pie. ◼ Bấm nút Chart Wizard trên Toolbar hoặc vào menu Insert/Chart → Hộp thoại Chart Wizard hiện ra giúp tạo đồ thị qua 4 bước: 1. Định kiểu đồ thị 2. Định dữ liệu 3. Các lựa chọn: tiêu đề, các trục, chú giải 4. Chọn nơi hiện đồ thị Bài giảng Excel_Trần Khắc 15/02/2009 Thanh 51
  27. Bước 2: Định dữ liệu Tiêu đề cột làm chú giải Miền DL vẽ đồ thị Tiêu đề hàng hiện tại đây Chọn DL vẽ đồ thị theo hàng hoặc theo cột Bài giảng Excel_Trần Khắc 15/02/2009 Thanh 53
  28. Bước 3: Các lựa chọn - Tab Legend Chú giải Hiện/ẩn chú giải Chú giải Vị trí đặt chú giải Bài giảng Excel_Trần Khắc 15/02/2009 Thanh 55
  29. Bước 4: Định nơi đặt đồ thị Đồ thị hiện trên 1 sheet mới Đồ thị hiện trên 1sheet đã tồn tại Bài giảng Excel_Trần Khắc 15/02/2009 Thanh 57
  30. Thay đổi thuộc tính trục đồ thị * Thay đổi tỷ lệ trên trục Giá trị nhỏ nhất Giá trị lớn nhất Chuột phải Khoảng cách trên trục, các điểm chia chọn Format Axis Bài giảng Excel_Trần Khắc 15/02/2009 Thanh 59
  31. Thay đổi thuộc tính trục đồ thị * Thay đổi vị trí hiển thị dữ liệu Khối lượng của lợn qua các ngày tuổi 20 16 12 ng (kg) ng ợ i lư i 8 ố Kh 4 0 Sơ sinh 10 20 30 40 50 60 Ngày Móng Cái Yorkshire Để sửa đổi chỉ cần bỏ lựa chọn mặc định của Excel như hình trên là được. Tuy đơn giản nhưng cần nhớ vì hầu như 100% SV làm báo cáo TN mắc phải lỗi này mà không biết sửa. Bài giảng Excel_Trần Khắc 15/02/2009 Thanh 61