Bài giảng Hệ thống thông tin tác nghiệp trên Lotus Notes - Nguyễn Bá Huy

Nội dung text: Bài giảng Hệ thống thông tin tác nghiệp trên Lotus Notes - Nguyễn Bá Huy

1. 07/11/2022 HỆ THỐNG THÔNG TIN TÁC NGHIỆP TRÊN LOTUS NOTES Giảng viên : Nguyễn Bá Huy Phòng Công Nghệ Thông Tin – VDC2 E-mail : huybut@vdc.com.vn Hệ thống thống Hệ thông tin tác nghiệp trên Lotus Notes 1 Copyright 2005 – Đề án 112 CP - Công ty Điện toán và Truyền số liệu – VDC
2. 07/11/2022 Bài 1 – Giới thiệu và cài đặt Lotus Notes Giới thiệu Lotus Notes – Các chức năng của hệ thống Lotus – Cài đặt – Cấu hình – Hệ thống thống Hệ thông tin tác nghiệp trên Lotus Notes 3 Copyright 2005 – Đề án 112 CP - Công ty Điện toán và Truyền số liệu – VDC
3. 07/11/2022 II. Các chức năng của hệ thống Lotus Xác thực người dùng - Sử dụng tệp ID và mật khẩu do người quản trị cấp - Quyền khai thác dữ liệu tuỳ theo mức độ người dùng Tự động hoá công việc - Các dịch vụ hoạt động ở dạng ngầm để thực hiện các lệnh hay tiến trình. - Cho phép tự động hoá các quy trình nghiệp vụ hỗ trợ cho nhóm làm việc. - VD: Quy trình duyệt một công văn, xây dựng một dự án, kế hoạch, lấy ý kiến mọi người về vấn đề nào đó, - Quản lý công việc theo tiến trình hay luồng công việc phải được xử lý theo đúng trình tự được sắp xếp sẵn. Hệ thống thống Hệ thông tin tác nghiệp trên Lotus Notes 5 Copyright 2005 – Đề án 112 CP - Công ty Điện toán và Truyền số liệu – VDC
4. 07/11/2022 III. Cài đặt Lotus Notes Hình 2: Màn hình chào hỏi Hệ thống thống Hệ thông tin tác nghiệp trên Lotus Notes Chọn Next -> Hộp thoại xuất hiện 7 Copyright 2005 – Đề án 112 CP - Công ty Điện toán và Truyền số liệu – VDC
5. 07/11/2022 III. Cài đặt Lotus Notes Hình 4: Nhập thông tin người dùng Hệ thống thống Hệ thông tin tác nghiệp trên Lotus Notes Điền tên vào ô User name, Organization -> chọn Next 9 Copyright 2005 – Đề án 112 CP - Công ty Điện toán và Truyền số liệu – VDC
6. 07/11/2022 III. Cài đặt Lotus Notes Hình 6: Chọn các thành phần cài đặt Hệ thống thống Hệ thông tin tác nghiệp trên Lotus Notes Chọn xong các thành phần cần thiết cài đặt -> nhấn Next 11 Copyright 2005 – Đề án 112 CP - Công ty Điện toán và Truyền số liệu – VDC
7. 07/11/2022 III. Cài đặt Lotus Notes Hệ thống thống Hệ thông tin tác nghiệp trên Lotus Notes Hình 8: Tiến trình cài đặt 13 Copyright 2005 – Đề án 112 CP - Công ty Điện toán và Truyền số liệu – VDC
8. 07/11/2022 IV. Cấu hình Lotus Notes Tại sao phải cấu hình trước khi sử dụng? Khai báo các thông số cần thiết để kết nối đến máy chủ Domino Server. ✓ Tên máy chủ Domino (Do người quản trị cài đặt) ✓ Địa chỉ IP của máy chủ Domino Server. Các bước cấu hình Lotus Notes: Khởi động Lotus Notes theo 1 trong 2 cách sau: ✓ Nhấp đúp chuột vào biểu tượng Notes trên màn hình. ✓ Từ menu Start -> Programs -> Lotus Applications -> Lotus Notes Hệ thống thống Hệ thông tin tác nghiệp trên Lotus Notes 15 Copyright 2005 – Đề án 112 CP - Công ty Điện toán và Truyền số liệu – VDC
9. 07/11/2022 IV. Cấu hình Lotus Notes Chọn Next để tiếp tục Hệ thống thống Hệ thông tin tác nghiệp trên Lotus Notes Hình 11: Hộp thoại khởi động Lotus Notes lần đầu tiên 17 Copyright 2005 – Đề án 112 CP - Công ty Điện toán và Truyền số liệu – VDC
10. 07/11/2022 IV. Cấu hình Lotus Notes Chọn Next để tiếp tục Hình 13: Chọn chế độ kết nối bằng mạn LAN Có 2 cách kết nối: - Set up connection to a local area network (LAN) - Set up a phone connection to a Domino or remote network Hệ thống thống Hệ thông tin tác nghiệp trên Lotus Notes 19 Copyright 2005 – Đề án 112 CP - Công ty Điện toán và Truyền số liệu – VDC
11. 07/11/2022 IV. Cấu hình Lotus Notes Hình 15: Nhập mật khẩu cho user “admin” Gõ mật khẩu vào ô Password và nhấn nút OK để tiếp tục Hệ thống thống Hệ thông tin tác nghiệp trên Lotus Notes 21 Copyright 2005 – Đề án 112 CP - Công ty Điện toán và Truyền số liệu – VDC
12. 07/11/2022 IV. Cấu hình Lotus Notes Hình 17: Hộp thoạt thông báo đã cấu hình xong Nhấn OK để hoàn tất Hệ thống thống Hệ thông tin tác nghiệp trên Lotus Notes 23 Copyright 2005 – Đề án 112 CP - Công ty Điện toán và Truyền số liệu – VDC
13. 07/11/2022 Bài 2 – Làm quen với Lotus Notes Khởi động và thoát khỏi Lotus Notes – Các giao diện cơ bản trên Notes – Thay đổi màn hình Welcome – Đổi mật khẩu – Bài tập – Hệ thống thống Hệ thông tin tác nghiệp trên Lotus Notes 25 Copyright 2005 – Đề án 112 CP - Công ty Điện toán và Truyền số liệu – VDC
14. 07/11/2022 II. Các giao diện cơ bản trên Notes Hệ thống thống Hệ thông tin tác nghiệp trên Lotus Notes Hình 18: Màn hình giao diện cơ bản của một ứng dụng Notes 27 Copyright 2005 – Đề án 112 CP - Công ty Điện toán và Truyền số liệu – VDC
15. 07/11/2022 II. Các giao diện cơ bản trên Notes Thanh tác vụ: Thay vì phải thực hiện nhiều bước trong thực đơn lệnh chúng ta có thể nhấn chuột vào các biểu tượng trên thanh này. Hình 20: Thanh tác vụ Thanh trạng thái: Nằm dưới cùng cửa sổ Notes cung cấp thông tin hệ thống Notes như sau: ✓ Tình trạng kết nối mạng ✓ Kiểu font chữ hiển thị, cỡ font chữ ✓ Các thư, thông báo đang xem ✓ Mức độ quyền truy cập vào Database hiện hành ✓ Kiểu kết nối với máy chủ, Hệ thống thống Hệ thông tin tác nghiệp trên Lotus Notes Hình 21: Thanh trạng thái 29 Copyright 2005 – Đề án 112 CP - Công ty Điện toán và Truyền số liệu – VDC
16. 07/11/2022 III. Thay đổi màn hình Welcome Hệ thống thống Hệ thông tin tác nghiệp trên Lotus Notes Hình 23: Màn hình Welcome (Chọn Click here for Welcome Page Option) 31 Copyright 2005 – Đề án 112 CP - Công ty Điện toán và Truyền số liệu – VDC
17. 07/11/2022 IV. Đổi mật khẩu Các bước thực hiện: ✓ Từ màn hình làm việc của Notes, chọn File -> Security -> User security. ✓ Hệ thống yêu cầu nhập mật khẩu theo hộp thoại sau: Hình 25:Hộp hội thoại nhập mật khẩu ✓ Sau đó nhấn OK làm xuất hiện hộp thoại tiếp theo: Hệ thống thống Hệ thông tin tác nghiệp trên Lotus Notes 33 Copyright 2005 – Đề án 112 CP - Công ty Điện toán và Truyền số liệu – VDC
18. 07/11/2022 IV. Đổi mật khẩu Hệ thống thống Hệ thông tin tác nghiệp trên Lotus Notes Hình 27: Hệ thống xác thực lại mật khẩu hiện tại 35 Copyright 2005 – Đề án 112 CP - Công ty Điện toán và Truyền số liệu – VDC
19. 07/11/2022 V. Bài tập ? Hệ thống thống Hệ thông tin tác nghiệp trên Lotus Notes 37 Copyright 2005 – Đề án 112 CP - Công ty Điện toán và Truyền số liệu – VDC
20. 07/11/2022 I. Giao diện và khởi động Notes Mail Khởi động Notes Mail ✓ Là hệ thống gửi nhận thư trong phần Lotus Notes ✓ Là một trong những ứng dụng cơ bản nhất của Lotus ✓ Là một trong những hệ thống Mail Client tốt nhất hiện nay Hệ thống thống Hệ thông tin tác nghiệp trên Lotus Notes Hình 30: Biểu tượng Notes Email 39 Copyright 2005 – Đề án 112 CP - Công ty Điện toán và Truyền số liệu – VDC
21. 07/11/2022 I. Giao diện và khởi động Notes Mail Màn hình được phân thành 3 vùng: ✓ Góc phải trên: Hiển thị thông tin về người dùng sở hữu hộp thư hiện tại ✓ Vùng bên phải cửa sổ (phía dưới thông tin User) là các thư mục lưu trữ trong hộp thư, người dùng có thể tạo thêm các thư mục mới để tiện cho việc lưu trữ của mình Hệ thống thống Hệ thông tin tác nghiệp trên Lotus Notes Hình 32: Các thư mục tổ chức thư 41 Copyright 2005 – Đề án 112 CP - Công ty Điện toán và Truyền số liệu – VDC
22. 07/11/2022 I. Giao diện và khởi động Notes Mail Các thao tác với hòm thư: Mail box mỗi người bao gồm: ✓ INBOX (1): Chứa thư nhận được, số trong ngoặc () là số thư chưa đọc. ✓ DRAFTS: Chứa thư nháp (đang soạn dở và lưu lại chưa gửi đi). ✓ SENT: Chứa mọi thư đã gửi đi. ✓ TRASH: Chứa mọi tài liệu (bản ghi) đã xoá trong hộp Hình 35: Các thao tác Hệ thống thống Hệ thông tin tác nghiệp trên Lotus Notes thư. 43 Copyright 2005 – Đề án 112 CP - Công ty Điện toán và Truyền số liệu – VDC
23. 07/11/2022 II. Thao tác các chức năng cơ bản Đọc thư: Nhấp đúp vào thư cần đọc. Nội dung thư sẽ mở ra. Đây là thao tác đơn giản nhất. Hệ thống thống Hệ thông tin tác nghiệp trên Lotus Notes Hình 37: Giao diện chung của một hộp thư 45 Copyright 2005 – Đề án 112 CP - Công ty Điện toán và Truyền số liệu – VDC
24. 07/11/2022 II. Thao tác các chức năng cơ bản Tạo thư mới: Từ màn hình chính chọn nút NEW MEMO Gửi cho ai ? Đồng gửi Tiêu đề Hệ thống thống Hệ thông tin tác nghiệp trên Lotus Notes Hình 39: Màn hình soạn thảo Email 47 Copyright 2005 – Đề án 112 CP - Công ty Điện toán và Truyền số liệu – VDC
25. 07/11/2022 II. Thao tác các chức năng cơ bản Tạo thư mới: Chọn địa chỉ trong sổ địa chỉ nhấn nút ADDRESS Hệ thống thống Hệ thông tin tác nghiệp trên Lotus Notes Hình 41: Chọn danh sách người nhận từ sổ địa chỉ 49 Copyright 2005 – Đề án 112 CP - Công ty Điện toán và Truyền số liệu – VDC
26. 07/11/2022 II. Thao tác các chức năng cơ bản Tạo thư mới có đính kèm file: Chọn FILE -> ATTACH sẽ xuất hiện hộp thoại sau để chọn file. Sau đó chọn nút CREATE (Có thể đính kèm nhiều file trong 1 thư) Hệ thống thống Hệ thông tin tác nghiệp trên Lotus Notes Hình 43: Chọn file để đính kèm 51 Copyright 2005 – Đề án 112 CP - Công ty Điện toán và Truyền số liệu – VDC
27. 07/11/2022 II. Thao tác các chức năng cơ bản Sau khi soạn thư xong: Nhấn SEND để gửi thư đi Ngoài ra thanh tác vụ còn một số nút như sau: ✓ SEND and FILE Gửi thư và lưu một bản ✓ SAVE As DRAFT Ghi thư lại để soạn tiếp mà chưa gửi ✓ DELIVERY OPTIONS Thiết lập các thông số gửi thư ✓ TOOLS Thiết lập các thông số cho User như: chữ ký, Hình 45: Một số nút tác vụ khác Hệ thống thống Hệ thông tin tác nghiệp trên Lotus Notes 53 Copyright 2005 – Đề án 112 CP - Công ty Điện toán và Truyền số liệu – VDC
28. 07/11/2022 II. Thao tác các chức năng cơ bản Trả lời thư nhận được: Có 2 cách ✓ Cách 2: Mở thư nhận được. Chọn nút Reply Hình 47: Trả lời thư nhận được (Cách 2) Hệ thống thống Hệ thông tin tác nghiệp trên Lotus Notes 55 Copyright 2005 – Đề án 112 CP - Công ty Điện toán và Truyền số liệu – VDC
29. 07/11/2022 II. Thao tác các chức năng cơ bản Chuyển tiếp thư (Forward): Có 2 cách ✓ Cách 1: Từ màn hình các thư nhận. Chọn thư muốn chuyển tiếp. Chọn nút Forward -> Forwrad Hình 48: Chuyển tiếp thư nhận được Hệ thống thống Hệ thông tin tác nghiệp trên Lotus Notes 57 Copyright 2005 – Đề án 112 CP - Công ty Điện toán và Truyền số liệu – VDC
30. 07/11/2022 II. Thao tác các chức năng cơ bản Chuyển tiếp thư nhận được: Với các tuỳ biến, người dùng có thể đưa thêm vào nội dung thư chuyển tiếp. Sau đó gõ địa chỉ người nhận như phần gửi thư mới. Hệ thống thống Hệ thông tin tác nghiệp trên Lotus Notes Hình 50: Màn hình cho phép tuỳ biến thêm cho thư chuyển tiếp 59 Copyright 2005 – Đề án 112 CP - Công ty Điện toán và Truyền số liệu – VDC
31. 07/11/2022 II. Thao tác các chức năng cơ bản Xoá thư: Sau khi xoá, thư chỉ chuyển vào mục Trash chứ chưa xoá hẳn vì vậy có thể khôi phục lại. Xoá hẳn tất cả các thư trong Phục hồi thư Xoá hẳn thư đang Trash đang chọn chọn Phục hồi tất cả các thư trong Trash Hệ thống thống Hệ thông tin tác nghiệp trên Lotus Notes Hình 52: Danh sách thư trong mục Trash 61 Copyright 2005 – Đề án 112 CP - Công ty Điện toán và Truyền số liệu – VDC
32. 07/11/2022 II. Thao tác các chức năng cơ bản Tạo thư tín từ các mẫu: Chuyển sang Stationery. Kích chọn nút New → Memo – Using Stationery Chọn mẫu từ danh sách sẵn có Chọn → Ok Hệ thống thống Hệ thông tin tác nghiệp trên Lotus Notes 63 Copyright 2005 – Đề án 112 CP - Công ty Điện toán và Truyền số liệu – VDC
33. 07/11/2022 II. Thao tác các chức năng cơ bản Gửi và nhận thư có kèm các tệp: Mở tệp đính kèm trong thư. Khi nhận được thư có tệp đính kèm, để mở tệp nhấp đúp chuột vào biểu tượng → xuất hiện hộp thoại → Open. View: xem trước nội dung của tệp bằng Lotus Notes Edit: sửa nội dung Save: lưu nội dung Delete: xóa tệp Hệ thống thống Hệ thông tin tác nghiệp trên Lotus Notes 65 Copyright 2005 – Đề án 112 CP - Công ty Điện toán và Truyền số liệu – VDC
34. 07/11/2022 II. Thao tác các chức năng cơ bản Tổ chức hộp thư bằng các thư mục: Tạo một thư mục mới. Từ thanh công cụ → Folder → Create Folder Đặt tên cho thư mục → Ok Chuyển các thư vào trong thư mục. Chọn các thư muốn chuyển vào cùng thư mục Từ thanh công cụ → Folder → Movie To Folder Chọn tên thư mục từ danh sách → Move Hệ thống thống Hệ thông tin tác nghiệp trên Lotus Notes 67 Copyright 2005 – Đề án 112 CP - Công ty Điện toán và Truyền số liệu – VDC
35. 07/11/2022 II. Thao tác các chức năng cơ bản Chữ ký cuối thư: Trong cửa sổ làm việc → Tool → Preferences Chọn thẻ Mail → Signature: xuất hiện cửa sổ Preferences Hệ thống thống Hệ thông tin tác nghiệp trên Lotus Notes 69 Copyright 2005 – Đề án 112 CP - Công ty Điện toán và Truyền số liệu – VDC
36. 07/11/2022 Bài 4 – Làm việc với CSDL trong NOTES Các thao tác với CSDL có trên máy phục vụ – Làm việc với các tài liệu – Câu hỏi ôn tập – Hệ thống thống Hệ thông tin tác nghiệp trên Lotus Notes 71 Copyright 2005 – Đề án 112 CP - Công ty Điện toán và Truyền số liệu – VDC
37. 07/11/2022 I. Các thao tác với CSDL - Chọn máy phục vụ mà người dùng muốn mở CSDL trong ô Server - Chọn một CSDL từ danh sách Database, khi đó tên tệp vật lý thật sự được lưu trong ổ đĩa sẽ được hiển thị trong ô Filename. Hệ thống thống Hệ thông tin tác nghiệp trên Lotus Notes 73 Copyright 2005 – Đề án 112 CP - Công ty Điện toán và Truyền số liệu – VDC
38. 07/11/2022 I. Các thao tác với CSDL Quyền khai thác cơ sở dữ liệu - Manager: Toàn quyền với cơ sở dữ liệu - Designer: Quyền thiết kế cơ sở dữ liệu - Editor: Truy cập và chỉnh sửa mọi tài liệu trong cơ sở dữ liệu - Author: Người dùng quyền này sẽ được quyền tạo, xem, sửa, xóa đối với các tài liệu do chính người dùng đó tạo ra, được quyền đọc mọi tài liệu khác. - Deposit: Người dùng quyền này chỉ được phép tạo ra tài liệu ma không có quyền chỉnh sửa tài liệu đã tạo - Reader: Được quyền đọc tài liệu trong cơ sở dữ liệu - No Access: Không có quyền truy cập vào cơ sở dữ Hệ thống thống Hệ thông tin tác nghiệp trên Lotus Notes liệu 75 Copyright 2005 – Đề án 112 CP - Công ty Điện toán và Truyền số liệu – VDC
39. 07/11/2022 II. Làm việc với các tài liệu Màn hình giao diện của CSDL Hệ thống thống Hệ thông tin tác nghiệp trên Lotus Notes 77 Copyright 2005 – Đề án 112 CP - Công ty Điện toán và Truyền số liệu – VDC
40. 07/11/2022 II. Làm việc với các tài liệu Tạo mới một tài liệu trên Notes → New Document → nhập các thông tin: Subject: Tên tài liệu Category: Loại tài liệu Reviewers: Danh sách người hiệu chỉnh Hệ thống thống Hệ thông tin tác nghiệp trên Lotus Notes 79 Copyright 2005 – Đề án 112 CP - Công ty Điện toán và Truyền số liệu – VDC
41. 07/11/2022 II. Làm việc với các tài liệu Tạo mới một tài liệu trên Notes Các nút chức năng: - Save & Close: Lưu và đóng tài liệu lại. - Submit for Review: hoàn tất việc nhập tài liệu và chuyển yêu cầu đến cho người dùng khác. - Mark Private: thiết đặt tài liệu là tài liệu cá nhân. - Cancel: hủy bỏ công việc đang làm. Hệ thống thống Hệ thông tin tác nghiệp trên Lotus Notes 81 Copyright 2005 – Đề án 112 CP - Công ty Điện toán và Truyền số liệu – VDC
42. 07/11/2022 Hệ thống thống Hệ thông tin tác nghiệp trên Lotus Notes 83 Copyright 2005 – Đề án 112 CP - Công ty Điện toán và Truyền số liệu – VDC
43. 07/11/2022 Hệ thống thống Hệ thông tin tác nghiệp trên Lotus Notes 85 Copyright 2005 – Đề án 112 CP - Công ty Điện toán và Truyền số liệu – VDC
44. 07/11/2022 Hệ thống thống Hệ thông tin tác nghiệp trên Lotus Notes 87 Copyright 2005 – Đề án 112 CP - Công ty Điện toán và Truyền số liệu – VDC