Bài giảng Hướng dẫn sử dụng Microsoft Powerpoint 2003 - Nguyễn Ngọc Vinh

Nội dung text: Bài giảng Hướng dẫn sử dụng Microsoft Powerpoint 2003 - Nguyễn Ngọc Vinh

1. HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG MICROSOFT POWERPOINT 2003 BIÊN SOẠN: NGUYỄN NGỌC VINH ngocvinh1973@ymail.com 1 Company Logo
2. PHẦN I: GIỚI THIỆU MICROSOFT POWERPOINT 2003 1. Giới thiệu chung về Microsoft PowerPoint 2003 2. Khởi động chương trình 3. Giao diện Microsoft PowerPoint 2003  3 Company Logo
3. PHẦN I: GIỚI THIỆU MS POWERPOINT 2003 2. Khởi động Microsoft PowerPoint 2003: Chọn Start → Programs → Microsoft Office → Microsoft Office PowerPoint 2003 hoặc biểu tượng trên màn hình 5 Company Logo
4. PHẦN I: GIỚI THIỆU MS POWERPOINT 2003 3. Giao diện Microsoft PowerPoint 2003: (chi tiết) Slide pane: vùng soạn thảo các Slide 7 Company Logo
5. PHẦN I: GIỚI THIỆU MS POWERPOINT 2003 3. Giao diện Microsoft PowerPoint 2003: (chi tiết) (tt) Task Pane: thanh tác vụ, giúp cho việc soạn thảo nhanh chóng Hiển thị Task Pane: Menu → View → Task Pane (Ctrl + F1) Chọn các Task Pane khác nhau 9 Company Logo
6. PHẦN II: XÂY DỰNG BÀI TRÌNH DIỄN 1. Tạo lập một bài trình diễn 2. Các thao tác trên Slide 3. Tạo kết nối với tập tin  11 Company Logo
7. PHẦN 2: XÂY DỰNG BÀI TRÌNH DIỄN I. TẠO LẬP BÀI TRÌNH DIỄN (PRESENTATION): (tt) 2. Dùng Mẫu (Design Template): Để tạo một bài trình diễn chuyên nghiệp, PowerPoint cung cấp những bản thiết kế mẫu (Design template) để áp dụng vào các bản trình diễn, bản thiết kế thành một đối tượng hoàn chỉnh. Chọn From design template trong ô New Presentation 13 Company Logo
8. PHẦN 2: XÂY DỰNG BÀI TRÌNH DIỄN II. CÁC THAO TÁC TRÊN SLIDE: 1. Chèn Header and Footer (Đầu trang và Chân trang): Từ menu chọn View → Header and Footer Tab Slide - Chọn Date and time → chọn Update automatically (thêm ngày hiện tại); nếu chọn Fixed: nhập ngày tháng năm tùy ý. VD: 12/12/2005 - Chọn Slide number: thêm số trang. (tương tự đối với Notes and Handouts) Apply to All: áp dụng cho các slide | Apply: áp dụng cho slide hiện hành 15 Company Logo
9. PHẦN 2: XÂY DỰNG BÀI TRÌNH DIỄN II. CÁC THAO TÁC TRÊN SLIDE: 3. Sắp xếp các Slide: Tab Slides (phía bên trái của màn hình soạn thảo): có thể thay đổi vị trí của từng Slide bằng cách chọn Slide cần thay đổi, giữ chuột và kéo xuống vị trí cần phải đổi chỗ. 17 Company Logo
10. PHẦN 2: XÂY DỰNG BÀI TRÌNH DIỄN II. CÁC THAO TÁC TRÊN SLIDE: 5. Sao chép và dán Slide: Có thể sao chép và dán các slide trong phần Normal View với tab Outline và Slides hoặc trong chế độ xem Slide Sorter. Tab Slides Tab Outline Slide Sorter View Chọn Slide cần sao chép (Ctrl + C) → di chuyển và dán vào nơi thích hợp (Ctrl + V) 19 Company Logo
11. PHẦN 2: XÂY DỰNG BÀI TRÌNH DIỄN II. CÁC THAO TÁC TRÊN SLIDE: 7. Chèn các ký tự đặc biệt: Từ menu Insert → Symbol (Chú ý: vào 1 textbox rồi chọn Insert Symbol, nếu không nút lệnh Symbol sẽ bị ẩn.) 21 Company Logo
12. PHẦN 2: XÂY DỰNG BÀI TRÌNH DIỄN II. CÁC THAO TÁC TRÊN SLIDE: 9. Chèn chú giải vào vị trí đã chọn: - Chọn ký tự hoặc đối tượng muốn thêm chú giải - Từ menu Insert → chọn Comment Nhập thông tin cần chú giải vào khung Comment. 23 Company Logo
13. PHẦN 2: XÂY DỰNG BÀI TRÌNH DIỄN II. CÁC THAO TÁC TRÊN SLIDE: 11. Chèn hình ảnh vào Slide hiện hành: Từ menu Insert → Picture → Clip Art hoặc From File. Clip Art Clip Chọn Organize clips để thêm hình Insert Picture From File 25 Company Logo
14. PHẦN 2: XÂY DỰNG BÀI TRÌNH DIỄN II. CÁC THAO TÁC TRÊN SLIDE: 13. Chèn âm thanh: - Từ menu Insert → chọn Movies and Sounds. - Chọn Sound from File. - Chọn đường dẫn tới File âm thanh đó. 27 Company Logo
15. PHẦN 2: XÂY DỰNG BÀI TRÌNH DIỄN II. CÁC THAO TÁC TRÊN SLIDE: 15. Chèn hình vẽ vào Slide: Vào menu View → Toolbars →Drawing (nếu chưa hiển thị) Chọn biểu tượng Autoshape để vẽ đối tượng a. Vẽ một đường (Line). b. Vẽ một mũi tên ở đầu. c. Vẽ một hình chữ nhật. d. Vẽ hình bầu dục (oval). e. Tạo một textbox (hộp chứ văn bản). f. Tạo một hộp văn bản dọc. Phím Shift + hình chữ nhật = hình vuông | Shift + hình bầu dục = hình tròn 29 Company Logo
16. PHẦN 2: XÂY DỰNG BÀI TRÌNH DIỄN II. CÁC THAO TÁC TRÊN SLIDE: 15. Chèn hình vẽ vào Slide (tt): nhóm các đối tượng Vẽ các đối tượng → chọm mũi tên (màu trắng) trên thanh công cụ Drawing → Click chuột phải → Grouping → Group. Group: nhóm các đối tượng Ungroup: rã nhóm đối tượng Regroup: nhóm lại các đối tượng sau khi rã nhóm để chỉnh sửa 31
17. PHẦN 2: XÂY DỰNG BÀI TRÌNH DIỄN II. CÁC THAO TÁC TRÊN SLIDE: 15. Chèn hình vẽ vào Slide (tt): các thao tác khác abc Tạo liên kết 33
18. PHẦN 2: XÂY DỰNG BÀI TRÌNH DIỄN II. CÁC THAO TÁC TRÊN SLIDE: 17. Tạo bảng biểu: Từ menu Insert → Table Number of columns: số cột Table Number of rows: số hàng 35 Company Logo
19. PHẦN 2: XÂY DỰNG BÀI TRÌNH DIỄN II. CÁC THAO TÁC TRÊN SLIDE: 18. Tạo biểu đồ: Từ menu Insert → Chart - Muốn thay thế số liệu mẫu, kích vào ô trong bảng số liệu và nhập số liệu mới. - Muốn trở về Slide hiện hành, kích vào vùng trống bên ngoài khung biểu đồ. 37 Company Logo
20. PHẦN 2: XÂY DỰNG BÀI TRÌNH DIỄN II. CÁC THAO TÁC TRÊN SLIDE: 19. Sơ đồ tổ chức: Từ menu Insert → Picture → Organization Chart 39 Company Logo
21. PHẦN 2: XÂY DỰNG BÀI TRÌNH DIỄN III. TẠO KẾT NỐI VỚI TẬP TIN: 1. Kết nối với tập tin hoặc trang Web: -Chọn Slide cần liên kết, chọn ký tự hoặc đối tượng muốn thể hiện phần kết nối. -Từ menu Insert chọn Hyperlink (chèn liên kết) hoặc trên thanh công cụ Standard xuất hiện: - Chọn Existing File or Web Page → Current Folder để chỉ đến file liên kết. 41 Company Logo
22. PHẦN III: ĐỊNH DẠNG BÀI TRÌNH DIỄN 1. Tìm hiểu menu Format 2. Thiết kế theo mẫu 3. Thay đổi màu nền Slide 4. Grid and Guides  43 Company Logo
23. PHẦN 3: ĐỊNH DẠNG BÀI TRÌNH DIỄN I. MENU FORMAT: 2. Thay đổi khoảng cách hàng: - Chọn đoạn văn bản muốn thay đổi hoặc toàn bộ văn bản. - Từ menu Format chọn Line Spacing. Trong đó: - Line Spacing: thay đổi khoảng cách bên trên và trong đoạn văn bản. - Before paragraph: thay đổi khoảng cách phần trên của một đoạn văn bản. - After paragraph: thay đổi khoảng cách phần dưới của một đoạn văn bản. 45 Company Logo
24. PHẦN 3: ĐỊNH DẠNG BÀI TRÌNH DIỄN I. MENU FORMAT: 4. Chuyển chữ hoa & thường: (Change Case) Đổi thành chữ in hoa 1 ký tự đầu câu Đổi thành chữ thường Đổi thành chữ in hoa Đổi thành chữ in hoa 1 ký tự đầu của mỗi từ Đổi thành chữ thường 1 ký tự đầu của mỗi từ, các ký tự khác in hoa 47 Company Logo
25. PHẦN 3: ĐỊNH DẠNG BÀI TRÌNH DIỄN II. DÙNG ĐỊNH DẠNG THIẾT KẾ THEO MẪU: 2. Slide Design – Color Schemes - Color Schemes có thể thêm hoặc đổi màu của bản trình diễn bao gồm màu nền slide, màu tiêu đề và thân văn bản, màu nền ô và màu liên kết. -Khi chọn một mẫu thiết kế có sẵn trong Design Template thì luôn có màu phối hợp sẵn được áp dụng cho trình chiếu đó. Mỗi mẫu thiết kế đều có thể phối hợp lại màu nếu thấy cần thiết. - Từ menu Format → Slide Design, chọn Color Schemes. 49 Company Logo
26. PHẦN 3: ĐỊNH DẠNG BÀI TRÌNH DIỄN III. THAY ĐỔI MÀU NỀN SLIDE: - Có thể thay đổi màu nền hoặc phần thiết kế nền trên tất cả các bản thiết kế, trang ghi chú. Ngoài việc thay đổi nền có thể thêm hoa văn, độ bóng, hình ảnh - Từ menu Format →chọn Background - Chọn màu thích hợp - Chọn Apply Chọn màu Chọn hiệu ứng 51 Company Logo
27. PHẦN IV: HIỆU ỨNG TRÌNH DIỄN 1. Một số hiệu ứng khi trình diễn 2. Trình diễn Slide  53 Company Logo
28. PHẦN 4: HIỆU ỨNG TRÌNH DIỄN I. MỘT SỐ HIỆU ỨNG KHI TRÌNH DIỄN: 1. Sử dụng Slide Transition (tt): Chọn một hay nhiều Slide cùng lúc. -Từ menu Slide Show → chọn Slide Transition. -Trong danh sách Apply to Selected Slides (bên phải cửa sổ soạn thảo), chọn hiệu ứng thích hợp. Muốn chọn nhiều Slide cùng một lúc thì click chọn một Slide, giữ phím Ctrl + click chọn các Slide khác. 55 Company Logo
29. PHẦN 4: HIỆU ỨNG TRÌNH DIỄN I. MỘT SỐ HIỆU ỨNG KHI TRÌNH DIỄN: 2. Tạo hiệu ứng cho các đối tượng trong Slide: - Chọn 1 hay nhiều đối tượng cùng lúc - Từ menu Slide Show → Custom Animation - Trong hộp thoại Custom Animation (Tùy chỉnh tính sinh động) phía bên phải màn hình, chọn Add Effect để thêm các hiệu ứng thích hợp. 57 Company Logo
30. PHẦN 4: HIỆU ỨNG TRÌNH DIỄN I. MỘT SỐ HIỆU ỨNG KHI TRÌNH DIỄN: 2. Tạo hiệu ứng cho các đối tượng trong Slide (tt): ❑ Khi chọn hiệu ứng cho 1 đối tượng thì sẽ xuất hiện hiệu ứng trong ô danh sách. ❑ Muốn thay đổi hiệu ứng thì: • Click chọn 1 hay nhiều hiệu ứng • Nút Change: thay đổi hiệu ứng khác • Ô Start: thay đổi kiểu ra lệnh • Ô Speed: thay đổi tốc độ • Nút Remove (hoặc phím DEL): xóa hiệu ứng • Nút Re-Order: thay đổi trình tự hiệu ứng • Nút Play: xem trình diễn (trong màn hình soạn thảo) 59 Company Logo
31. PHẦN 4: HIỆU ỨNG TRÌNH DIỄN I. MỘT SỐ HIỆU ỨNG KHI TRÌNH DIỄN: 2. Tạo hiệu ứng cho các đối tượng trong Slide (tt): b. TIMING: Start: kích hoạt hiệu ứng Delay: thời gian chờ trước khi thực hiện hiệu ứng Speed: cho biết thời gian trình diễn xong hiệu ứng Repeat: số lần lặp lại của hiệu ứng * None: không lặp lại. * 2, 3, 4, 5, 10: số lần lặp lại. * Until Next Click: lặp lại cho đến khi click chuột. * Until End of Slide: lặp lại cho đến khi kết thúc Slide đó. 61 Company Logo
32. PHẦN 4: HIỆU ỨNG TRÌNH DIỄN II. TRÌNH DIỄN SLIDE: 1. Trình diễn Slide: -Từ menu Slide Show → chọn View Show (hoặc F5) để xem trình diễn. -Nhấn Esc để thoát phần trình diễn, trở về màn hình soạn thảo. 63 Company Logo
33. PHẦN 4: HIỆU ỨNG TRÌNH DIỄN II. TRÌNH DIỄN SLIDE: 3. Sử dụng Pen Color: để nhấn mạnh trong khi trình diễn. Lưu ý: Sử dụng Pen Color khi: - Đang ở chế độ trình diễn - Click chuột phải → Pointer Options → chọn loại viết thích hợp. 65 Company Logo
34. PHẦN 4: HIỆU ỨNG TRÌNH DIỄN II. TRÌNH DIỄN SLIDE: 3. Sử dụng Pen Color: (tt) Xóa phần đã đánh dấu: Click chuột phải → Pointer Option →Eraser (xóa từng phần) →Erase All Ink on Slide (xóa tất cả các phần đánh dấu) 67 Company Logo
35. PHẦN V: IN ẤN 1. Thiết lập trang in 2. Xem trước khi in 3. In các Slide  69 Company Logo
36. PHẦN 5: IN ẤN II. PRINT PREVIEW (xem trước khi in): Từ menu File → Print Preview - Print: in với các tham số đã chọn. - Chọn Options để thêm các yêu cầu về Header and Footer (đầu trang và chân trang), Color/Grayscale (màu trang in), Frame slides (khung viền) 71 Company Logo
37. PHẦN 5: IN ẤN III. PRINT (in các Slide): (tt) -Trong mục Print What có thể chọn: + Outline: In tất cả các ký tự trong khung hoặc chỉ in các chủ đề theo chiều ngang hoặc dọc. + Notes pages: In các ghi chú và nội dung của slide. + Handouts: chọn nhiều thành phần trước khi in, có thể chọn in từ 1-9 slide trên cùng 1 trang giấy. Frame slides: in Slide có khung 73 Company Logo
38. PHẦN VI: MỘT SỐ THỦ THUẬT MICROSOFT POWERPOINT 2003  75 Company Logo
39. PHẦN 6: MỘT SỐ THỦ THUẬT MS POWERPOINT 2003 1. Sử dụng phím tắt (Shortcut keys): Một số phím tắt cơ bản Stt Tổ hợp phím Chức năng 1 Ctrl + N Tạo 1 tập tin mới 2 Ctrl + S (hoặc F12) Lưu tập tin 3 Ctrl + W Đóng tập tin 4 Ctrl + O Mở tập tin 5 F5 Trình diễn slide 6 Shift + F5 Trình diễn slide hiện tại 7 Ctrl + M Chèn 1 slide mới 8 Ctrl + B Chữ in đậm THỦ THUẬT POWERPOINT 77 Company Logo
40. PHẦN 6: MỘT SỐ THỦ THUẬT MS POWERPOINT 2003 2. Xuất PowerPoint sang Word: Từ menu File → Send To → Microsoft Office Word chọn một trong các tuỳ chọn sau: THỦ THUẬT POWERPOINT 79 Company Logo
41. XIN CHÂN THÀNH CÁM ƠN! 81 Company Logo