Bài giảng Kỹ năng tạo lập bảng biểu

Nội dung text: Bài giảng Kỹ năng tạo lập bảng biểu

1. Bài giảng: Kỹ năng tạo lập bảng biểu Khoa CNTT – Trường Đại học Vinh Slide1 1
2. Nội dung học phần Chương 1.Làm quen với bảng tính Excel Chương 2.Tạo lập và định dạng bảng tính Excel Chương 3.Các hàm thông dụng trong bảng tính Excel Chương 4.Các thao tác định dạng trang in 0707/11/2022/11/2022 Slide3 3
3. I- Khởi động và thoát khỏi Excel ▪ Excel là một phần mềm chuyên dùng cho công tác kế toán, văn phòng trên môi trường Windows, thực hiện được nhiều phép tính từ đơn giản đến phức tạp. ▪ Excel tổ chức và lưu trữ thông tin dưới dạng bảng như: bảng lương, bảng kế toán, bảng thanh toán, bảng thống kê, bảng dự toán, và khi có sự thay đổi dữ liệu bảng tính tự động tính toán lại theo số liệu mới. ▪ Thao tác trên bảng tính có thể tạo ra các báo cáo tổng hợp hoặc phân tích có kèm theo các biểu đồ, hình vẽ minh họa 07/11/202207/11/2022 Slide5 5
4. 2. Thoát Để thoát Excel ta có thể sử dụng một trong các cách sau: C1: Nháy vào nút close ở góc trên trái màn hình C2: Alt + F4 Việc thoát khỏi Excel tương tự như việc thoát các ứng dụng và chương trình trên Windows 07/11/202207/11/2022 Slide7 7
5. Soạn thảo văn bản tiếng Việt - Các chương trình gõ chế độ tiếng việt: ABC, Vietkey, UniKey. - Các bảng mã để gõ tiếng việt: TCVN3, Unicode, - Tiếng việt được gõ theo các dạng: telex, vni, - Sau đây là bảng quy tắc để gõ tiếng việt theo kiểu gõ Telex: 07/11/202207/11/2022 Slide9 9
6. II- Màn hình soạn thảo của Excel 07/11/2022 Slide11 11
7. Các thành phần của Workbook - Đường viền ngang (Column Border): ghi kí hiệu cột từ trái sang phải theo chữ cái A, B, C, Cột (column) là tập hợp những ô theo chiều dọc. - Đường viền dọc (Row Border): ghi số thứ tự dòng từ trên xuống dưới. Dòng (Row) là một tập hợp những ô theo chiều ngang. Có tổng cộng - Ô (cells): là giao của một dòng với một cột. Địa chỉ của ô được xác định bởi cột trước, dòng sau. Ví dụ: B3: ô nằm ở hàng 3 cột B. Ô hiện hành là ô có khung viền xung quanh - Sheet (bảng tính): là một bảng gồm có 256 cột và 65536 dòng. Một tệp Workbook có nhiều Sheet, được liệt kê Sheet1, Sheet2, 07/11/202207/11/2022 Slide13 13
8. III- Các thao tác trên vùng 07/11/202207/11/2022 Slide15 15
9. 1. Lựa chọn vùng ▪ Chọn 1 ô: di chuyển con trỏ ô đến ô chọn hoặc nháy chuột tại ô chọn ▪ Chọn một cột: nháy chuột tại kí hiệu cột ▪ Chọn 1 dòng: nháy chuột tại số thứ tự dòng ▪ Chọn 1 vùng: có các cách ✓ Đặt con trỏ tại ô đầu vùng, ấn và giữ Shift, dùng các phím mũi tên để mở rộng vùng ✓ Đặt con trỏ chuột tại ô đầu vùng, ấn và giữ nút trái chuột, kéo đến ô cuối vùng ▪ Chọn nhiều vùng: ấn và giữu phím Ctrl trong khi dùng chuột thực hiện thao tác chọn các vùng khác nhau 07/11/202207/11/2022 Slide17 17
10. 3. Để hủy bỏ một thao tác vừa thực hiện Để hủy bỏ 1 thao tác vừa thực hiện ta nhấn tổ hợp phím: Ctrl +Z 07/11/202207/11/2022 Slide19 19
11. 5. Kiểm tra dữ liệu khi nhập vào ❖ Để hạn chế việc nhập sai dữ liệu đầu vào ta có thể đặt điều kiện cho dữ liệu nhập vào. ❖ Các bước tiến hành: - Chọn vùng ô cần nhập dữ liệu - Chọn thẻ Data rồi chọn DataValidation→ Xuất hiện hộp thoại ➢ Lớp Setting: mục Allow: chọn kiểu điều kiện áp dụng cho dữ liệu (kiểu số, độ dài xâu); Mục Data: chọn điều kiện logic; Mục Minimum: chọn giá trị tối thiểu để thỏa mãn điều kiện; Mục Maximum: chọn giá trị tối đa để thỏa mãn điều kiện→ OK ➢ Lớp Input Message: nhập tiêu đề và câu thông báo sẽ hiện lên khi một trong các ô đã đặt điều kiện được chọn ➢ Lớp Error Alert: nhập tiêu đề và nội dung hộp thoai thông báo khi nhập dữ liệu bị sai vào ô đa đặt điều kiện 07/11/202207/11/2022 Slide21 21
12. Chương 2 TẠO LẬP VÀ ĐỊNH DẠNG BẢNG TÍNH 07/11/202207/11/2022 Slide23 23
13. 1. Nhập, sửa, xóa dữ liệu bảng tính - Nháy chuột vào ô cần nhập - Nhập dữ liệu cho ô (nhập thông thường) - Kết thức nhập bằng cách gõ phím Enter - Để ghi đè dữ liệu mới vào 1 ô: nháy chuột vào ô, gõ dữ liệu mới và ấn Enter - Để sửa dữ liệu một ô: nháy chuột vào ô, gõ F2, dùng phím mũi tên chuyển con trỏ chèn tới nơi cần sửa để sửa, muốn xóa kí tự dùng các phím Delete và Backspace 07/11/202207/11/2022 Slide25 25
14. 2. Định dạng dữ liệu (tt) Định dạng có điều kiện - Ta có thể định dạng các ô theo điều kiện định trước - Chọn vùng ô cần định dạng điều kiện - Home/ Conditional Formatting→ có các lựa chọn đinh dạng theo điều kiện - Ý nghĩa: Khi nhập dữ liệu vào nếu thỏa mãn điều kiện đã chọn thì dữ liệu sẽ hiện thị theo Format đã chọn 07/11/202207/11/2022 Slide27 27
15. II- Định dạng bảng tính 07/11/202207/11/2022 Slide29 29
16. 2. Trộn ô - Chọn các ô cần trộn - Vào thẻ Home/ tại lớp Aligment, chọn nút Merger and Center 07/11/202207/11/2022 Slide31 31
17. 4. Chèn và xóa hàng, cột, ô - Chọn các hàng, cột, ô cần thực hiện thao tác - Click chuột phải lên vùng đối tượng vừa được chọn - Để xóa: chọn Delete: - Để chèn: chọn Insert - Để xóa nội dung: Clear Contents 07/11/202207/11/2022 Slide33 33
18. 6. Canh lề dữ liệu - Chọn vùng dữ liệu để định dạng - Vào thẻ Home chọn lớp Number, click chuột và núy mũi tên ở góc dưới bên phải rồi chọn Aligment, có lựa chọn - Horizontal: để lựa chọn cách điều chỉnh ngang dữ liệu trong từng ô: General (giữ nguyên dữ liệu khi nhập), left, right, center, Fill (điền toàn ô bởi các kí tự có trong ô đó), justify, center across selection (điều chỉnh giữa qua một dãy ô). - Vertical: để lựa chọn điều chỉnh dọc dữ liệu trong từng ô: top, bottom, center, justify. - Orientation: để lựa chọn hình thức trải dữ liệu trong ô: ngang, dọc, nghiêng. - Wrap text: nếu được đánh dấu thì độ rộng cột cố định, dữ liệu nhập vào tự động dàn qua nhiều dòng. 07/11/202207/11/2022 Slide35 35
19. 1. Mở tệp mới • Nhấn vào nút Microsoft Office, chọn New, chọn Blank WorkBook 07/11/202207/11/2022 Slide37 37
20. 3. Ghi tệp bảng tính lên đĩa • Nhấn vào nút Microsoft Office, chọn nơi Save, hộp thoại Save as xuất hiện, chọn nơi lưu, đánh tên vào File name, xong nhấn Save • Lưu với tên khác: Nhấn vào nút Microsoft Office, chọn nơi Save as, hộp thoại Save as xuất hiện, chọn nơi lưu, đánh tên vào File name, xong nhấn Save 07/11/202207/11/2022 Slide39 39
21. Chương 3 CÁC HÀM THÔNG DỤNG TRONG EXCEL 07/11/202207/11/2022 Slide41 41
22. 2. Tính toán theo hàm (tt) 5.3 Tính toán theo hàm - Chọn vị trí cần đặt kết quả - Dạng tổng quát của hàm: = (danh sách đối số) Trong đó: - : là tên hàm mẫu do Excel qui định - (danh sách đối số): có thể là các trị số, dãy các ô, địa chỉ ô, tên vùng, công thức, tên hàm Lưu ý: - Hàm phải bắt đầu bằng dấu “=” - Tên hàm không phân biệt chữ hoa, chữ thường - Đối số phải đặt trong ngoặc đơn - Giữa các đối số cách nhau bởi dấu phẩy 07/11/202207/11/2022 Slide43 43
23. 1.1 Một số hàm thông dụng (tiếp) - COUNTA(danh sách các trị): cho số các ô chứa dữ liệu trong danh sách - COUNT(danh sách các trị): cho số các ô chứa giá trị số trong danh sách - DAY(dữ liệu kiểu ngày): cho giá trị ngày của dữ liệu kiểu ngày - MONTH(dữ liệu kiểu ngày): cho giá trị tháng của dữ liệu kiểu ngày - YEAR(dữ liệu kiểu ngày): cho giá trị năm của dữ liệu kiểu ngày - NOW(): trả về ngày và giờ hiện hành của hệ thống - TODAY (): trả về ngày hiện hành của hệ thống 07/11/202207/11/2022 Slide45 45
24. 1.1 Một số hàm thông dụng (tiếp) - LEN(Text): cho độ dài của chuỗi Text - LOWER (Text): chuyển chuỗi Text thành chuỗi chữ thường - UPPER (Text): chuyển chuỗi Text thành chuỗi chữ hoa - PROPER (Text): chuyển các ký tự đầu từ của chuỗi Text thành chữ hoa - VALUE (chuỗi): chuyển chuỗi có dạng số sang dạng số - TEXT(giá trị số, định dạng): chuyển giá trị số thành chuỗi theo định dạng đã định 07/11/202207/11/2022 Slide47 47
25. Các hàm tìm kiếm 1.2 Các hàm tìm kiếm - VLOOKUP (x, bảng, STT cột cần lấy giá trị, cách dò) - Ý nghĩa: dò tìm trị x ở cột bên trái của bảng. Khi tìm thấy thì chuyển sang cột tham chiếu để lấy trị trong ô ở đó ứng với vị trí của x. Bảng là một khối các ô và thường gồm nhiều hàng, nhiều cột. Cột bên trái của bảng luôn chứa các trị để dò tìm, các cột khác chứa các trị tương ứng để tham chiếu. Cột tham chiếu là thứ tự của cột (tính từ trái của bảng trở đi), cột đầu tiên của bảng là cột 1. Cách dò là 0 hoặc 1. 07/11/202207/11/2022 Slide49 49
26. - HLOOKUP(x, bảng, hàng tham chiếu, cách dò). Mọi nguyên tắc hoạt động của hàm HLOOKUP giống như hàm VLOOKUP, chỉ khác là hàm VLOOKUP dò tìm ở cột bên trái, tham chiếu số liệu ở các cột bên phải, còn hàm HLOOKUP dò tìm ở hàng trên cùng, tham chiếu số liệu ở các hàng phía dưới 07/11/202207/11/2022 Slide51 51
27. 4. Sao chép công thức - Ta sao chép như sao chép các dữ liệu thông thường, giá trị của ô kết quả tùy thuộc vào việc ta tham chiếu đến loại địa chỉ nào - Ta cũng có thể sử dụng AutoFill để sao chép công thức - Các bước thực hiện: - Đánh công thức cho 1 ô - Clich chuột vào ô đã chứa công thức. Phía dưới bên phải của ô này có nút Auto Fill, kéo nút Auto Fill theo chiều mà ta ta cần sao chép công thức 07/11/202207/11/2022 Slide53 53
28. Chương 4 ĐỊNH DẠNG BẢNG TÍNH TRƯỚC KHI IN 07/11/202207/11/2022 Slide55 55
29. 1. Đặt trang, lề (tt) ❖ Lớp Header/ Footer - Ta có thể chọn các Header hay các Footer có sẵn bảng cách lựa chọn trong mục Header hay Footer - Ta cũng có thể tự tạo các Header ang Footer của mình bằng cách chọn các nút Custom Header hay Custom Footer→ Xuất hiện hộp thoại → Chọn vùng thể hiện của tiêu đề (trái, phải, giữa) bằng cách nháy chuột vào vùng thích hợp 07/11/202207/11/2022 Slide57 57
30. 3. In tài liệu - File/ Print→ Xuất hiện hộp thoại - Trong mục Printer: lựa chọn máy in - Trong mục Print Range: chọn phạm vi in - Trong mục Copies: chọn số bản cần in ra - Mục Print to File: nếu được chọn thì in ra tệp, nếu không được chọn thì in ra giấy - Nút Preview: xem trước khi in - Nút Print: thực hiện in 07/11/202207/11/2022 Slide59 59
31. 5. Sắp xếp dữ liệu - Đặt con trỏ ô vào vùng Database - Data/ Sort→ Chọn cột cần sắp xếp, chọn các thuộc tính sắp xếp. 07/11/202207/11/2022 Slide61 61
32. Bài thực hành tổng hợp 1 54000 Lương cơ bản 0 Lương Tạm Thực TT Họ và tên HSL BHXH BHYT chính ứng lĩnh 1 Đặng Thuý Hà 3.3 2 Đặng Trung Kiên 6.5 3 Nguyễn Mạnh Tuấn 2.5 4 Nguyễn Văn Minh 3.4 Tổng cộng ? ? Trung bình ? ? Lớn nhất ? ? 1. Ghi nội dungNhỏ trên nhất với tên Bai tap Excel.xls (D:\bai thuc hanh? \ Bai tap Excel.xls) ? 2. Tính lương chính: Lương chính = HSL * Lương cơ bản 2. Tính BHXH: BHXH = 5% * Lương chính 3. Tính BHYT: BHYT = 1% * Lương chính 4. Tạm ứng 30% lương cho tất cả công nhân viên 5. Tính thực lĩnh: Thực lĩnh = Lương chính - BHXH - BHYT - Tạm ứng 6. Đổi tên Sheet1 thành Bai1 07/11/202207/11/2022 Slide63 63
33. Bài thực hành tổng hợp 2 BẢNG GHI ĐIỂM STT Họ và tên Điểm toán Điểm tin Điểm anh ĐTBC Kết quả 1 Trần Văn A 5 5 6 2 Nguyễn Thị B 5 7 5 3 Nguyễn C 4 5 6 Yêu cầu: - Tính ĐTBC theo công thức sau: ĐTBC = (Điểm toán + Điểm tin + Điểm anh*2)/4 - Sắp xếp theo tự giảm dần của cột ĐTBC - Căn cứ vào ĐTBC tính kết quả cho từng người biết rằng nếu ĐTBC >=5 thì kết quả là “Đậu”, ngược lại “Trượt”. 07/11/202207/11/2022 Slide65 65