›
›
›

Bài giảng Microsoft Excel

ppt 62 trang thungat 29/10/2022 3340
Download
Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Bài giảng Microsoft Excel", để tải tài liệu gốc về máy hãy click vào nút Download ở trên.

File đính kèm:

  • pptbai_giang_microsoft_excel.ppt

Nội dung text: Bài giảng Microsoft Excel

  1. Bài giảng Microsoft Excel
  2. Cửa sổ làm việc của Excel 3/11/2004 Bài giảng Excel 3
  3. Mở một tệp đã ghi trên ổ đĩa (Open) ◼ C1: Kích chuột vào biểu tượng Open trên Toolbar. ◼ C2: Ấn tổ hợp phím Ctrl+O ◼ C3: Vào menu File/Open  1. Chọn nơi chứa tệp 2. Chọn tệp cần mở 3. Bấm nút Open để mở tệp Bấm nút Cancel để hủy lệnh mở tệp 3/11/2004 Bài giảng Excel 5
  4. Ghi tệp vào ổ đĩa với tên khác (Save As) ➢ Khi ghi tệp với 1 tên khác thì tệp cũ vẫn tồn tại, tệp mới được tạo ra có cùng nội dung với tệp cũ. ◼ Vào menu File/Save As  1. Chọn nơi ghi tệp 2. Gõ tên mới cho tệp 3. Bấm nút Save để ghi tệp Bấm nút Cancel để hủy lệnh ghi tệp 3/11/2004 Bài giảng Excel 7
  5. Địa chỉ ô và miền ◼ Địa chỉ ô và địa chỉ miền chủ yếu được dùng trong các công thức để lấy dữ liệu tương ứng. ◼ Địa chỉ ô bao gồm: ➢ Địa chỉ tương đối: gồm tên cột và tên hàng. Ví dụ: A15, C43. ➢ Địa chỉ tuyệt đối: thêm dấu $ trước tên cột và/hoặc tên hàng nếu muốn cố định phần đó. Ví dụ: $A3, B$4, $C$5. Địa chỉ tương đối thay đổi khi sao chép công thức, địa chỉ tuyệt đối thì không. 3/11/2004 Bài giảng Excel 9
  6. Dịch chuyển con trỏ ô ◼ Dùng chuột kích vào ô. ◼ Gõ phím F5 (Ctrl+G), gõ địa chỉ ô cần đến vào khung Reference, bấm nút OK. Gõ địa chỉ ô muốn đến ◼ Dùng các phím sau đây: 3/11/2004 Bài giảng Excel 11
  7. Nhập dữ liệu vào ô ◼ Cách thức: kích chuột vào ô, gõ dữ liệu vào, nhập xong gõ Enter. ◼ Dữ liệu chữ nhập bình thường ◼ Dữ liệu số nhập dấu chấm (.) thay dấu phẩy (,) ngăn cách phần thập phân. ❑ Để Excel hiểu một dữ liệu dạng khác là dữ liệu dạng chữ thì nhập dấu ’ trước dữ liệu đó. ❑ Ví dụ: ’04.8766318 ◼ Dữ liệu ngày tháng nhập theo định dạng: mm/dd/yy. VD: 11/25/1980 3/11/2004 Bài giảng Excel 13
  8. Công thức ◼ Công thức: ❑ bắt đầu bởi dấu = ❑ sau đó là các hằng số, địa chỉ ô, hàm số được nối với nhau bởi các phép toán. ❑ Các phép toán: + , - , * , / , ^ (luỹ thừa) ◼ Ví dụ: = 10 + A3 = B3*B4 + B5/5 = 2*C2 + C3^4 – ABS(C4) = SIN(A2) 3/11/2004 Bài giảng Excel 15
  9. Một số hàm số quan trọng ◼ AND (đối 1, đối 2, , đối n): phép VÀ, là hàm logic, chỉ đúng khi tất cả các đối số có giá trị đúng. Các đối số là các hằng, biểu thức logic. VD: = AND (B3>=23,B3 =25,D3<23) 3/11/2004 Bài giảng Excel 17
  10. Một số hàm số quan trọng (3) ◼ MAX (đối 1, đối 2, , đối n): cho giá trị lớn nhất. ◼ MIN (đối 1, đối 2, , đối n): cho giá trị nhỏ nhất. 3/11/2004 Bài giảng Excel 19
  11. Một số hàm số quan trọng (5) ◼ SUMIF (miền_đ/k, đ/k, miền_tổng): hàm tính tổng có điều kiện Giả sử miền B2:B5 chứa các g/t tiền nhập 4 mặt hàng tương ứng 100, 200, 300, 400. Miền C2:C5 chứa tiền lãi tương ứng 7, 14, 21, 28 thì hàm SUMIF(B2:B5,“>160”,C2:C5) cho kết quả bằng 63 (=14+21+28) 3/11/2004 Bài giảng Excel 21
  12. Một số hàm số quan trọng (7) ◼ COUNTIF(miền_đếm, điều_kiện): đếm số lượng các ô trong miền đếm thoả mãn điều kiện. Ví dụ 1 Ví dụ 2 3/11/2004 Bài giảng Excel 23
  13. Ví dụ hàm VLOOKUP 3/11/2004 Bài giảng Excel 25
  14. Ví dụ hàm RANK RANK(g/t_xếp, bảng_g/t, tiêu_chuẩn_xếp) Khi thứ thự xếp bằng 1 Khi thứ thự xếp bằng 0 3/11/2004 Bài giảng Excel 27
  15. Một số hàm số quan trọng (11) ◼ NOW(): Cho ngày và giờ ở thời điểm hiện tại. ◼ TODAY(): Cho ngày hiện tại. ◼ DAY(“mm/dd/yy”): Cho giá trị ngày. ❑ VD: =DAY(“11/25/80”) cho kết quả là 25 ◼ MONTH(“mm/dd/yy”): Cho giá trị tháng. ❑ VD: =MONTH(“11/25/80”) cho kết quả là 11 3/11/2004 Bài giảng Excel 29
  16. Các thao tác soạn thảo 1. Sao chép (Copy): ❑ Chọn miền ❑ Ấn Ctrl+C (bấm nút Copy, menu Edit/Copy) ❑ Dịch tới ô trái trên của miền định dán ❑ Ấn Ctrl+V (bấm nút Paste, menu Edit/Paste) Nếu sao chép công thức sang các ô lân cận: ❑ Di chuột tới dấu chấm ở góc phải dưới của ô, bấm giữ trái chuột và di qua các ô lân cận rồi nhả chuột (Drag & Drop). Địa chỉ tương đối của các ô trong công thức sẽ được thay tương ứng. 3/11/2004 Bài giảng Excel 31
  17. Các thao tác soạn thảo (3) 3. Sửa: Dịch tới ô cần sửa: kích đúp chuột, hoặc ấn phím F2, hoặc kích chuột trên thanh công thức, con trỏ nhấp nháy trong ô thì sửa bình thường. 4. Xoá: Chọn miền cần xoá, ấn phím Delete. 5. Undo và Redo: Undo: Ctrl+Z, hoặc bấm nút trên Toolbar: có tác dụng huỷ bỏ việc vừa làm, hay dùng để khôi phục trạng thái làm việc khi xảy ra sai sót. Redo: Ctrl+Y, hoặc bấm nút trên Toobar: làm lại việc vừa bỏ / việc vừa làm. 3/11/2004 Bài giảng Excel 33
  18. Một số thao tác hữu dụng (2) 2. Các thao thác giúp nhập dữ liệu: ◼ Gõ địa chỉ tuyệt đối của ô và miền trong công thức: dùng phím F4 VD: cần gõ $A$5:$C$8: dùng chuột chọn miền A5:C8, rồi ấn phím F4. ◼ Nhập dữ liệu tiền tệ, VD: $ 6,000.00 chỉ cần nhập 6000, sau đó ấn nút Currency $ trên thanh định dạng. 3/11/2004 Bài giảng Excel 35
  19. Định dạng 1) Thay đổi kích thước hàng/cột: 2 cách chính: ❑ C1: Di chuột vào mép hàng/cột, con trỏ thành hình mũi tên 2 chiều, ấn giữ trái chuột, di đến vị trí mới rồi nhả chuột. ❑ C2: Di chuột vào mép hàng/cột, kích đúp để được kích thước vừa khít. Có thể ấn định kích thước hàng/cột bằng cách vào menu Format/Row/Height và Format/Column/Width 3/11/2004 Bài giảng Excel 37
  20. Menu Format/Cells Tab Number Khung xem trước Kiểu hiển thị số Số chữ số thập phân Sử dụng ký hiệu ngăn cách hàng nghìn Cách hiển thị số âm Chú giải 3/11/2004 Bài giảng Excel 39
  21. Menu Format/Cells Tab Font Chọn kiểu Chọn phông chữ chữ Chọn kích thước chữ Gạch chân chữ Chọn màu chữ Xem trước 3/11/2004 Bài giảng Excel 41
  22. Cơ sở dữ liệu (CSDL) 1) Khái niệm ◼ CSDL gồm các trường (field) và bản ghi (record). ◼ Trường là một cột CSDL, mỗi trường biểu thị một thuộc tính của đối tượng và có kiểu dữ liệu nhất định. ◼ Bản ghi là một hàng dữ liệu. ◼ Dòng đầu của miền CSDL chứa các tên trường, các dòng tiếp sau là các bản ghi. 3/11/2004 Bài giảng Excel 43
  23. Chọn khoá thứ nhất Sắp xếp tăng dần [Chọn khoá thứ hai] Sắp xếp giảm dần [Chọn khoá thứ ba] Ko có dòng Dòng đầu là tên trường tên trường (sắp xếp cả (ko sắp xếp) dòng đầu) Xếp từ trên xuống dưới Xếp từ trái sang phải 3/11/2004 Bài giảng Excel 45
  24. a) Lọc dữ liệu dùng AutoFilter ◼ Chọn miền CSDL gồm cả dòng tên trường ◼ Menu Data/Filter/AutoFilter, ô tên trường có đầu mũi tên thả xuống của hộp danh sách ◼ Kích chuột vào đó, có danh sách thả xuống: ❑ All: để hiện lại mọi bản ghi ❑ Top 10 : các giá trị lớn nhất ❑ Custom : tự định điều kiện lọc ❑ Các giá trị của cột 3/11/2004 Bài giảng Excel 47
  25. b) Lọc dữ liệu dùng Advanced Filter 1. B1: Định miền điều kiện: ❑ Dòng đầu ghi tên trường để định điều kiện, chú ý phải giống hệt tên trường của miền CSDL, tốt nhất là copy từ tên trường CSDL. ❑ Các dòng tiếp dưới ghi điều kiện: các điều kiện cùng dòng là phép AND, các điều kiện khác dòng là phép OR. ◼ VD với miền CSDL như trên: 3/11/2004 Bài giảng Excel 49
  26. Lọc dữ liệu dùng Advanced Filter (tiếp) 2. B2: Thực hiện lọc ◼ Vào menu Data/Filter/Advanced Filter Hiện KQ lọc ngay tại miền dữ liệu Hiện KQ lọc ra nơi khác Chọn miền CSDL Chọn miền điều kiện Chọn miền hiện KQ Chỉ hiện 1 bản ghi trong số những KQ trùng lặp 3/11/2004 Bài giảng Excel 51
  27. Bước 1: Định kiểu đồ thị Chọn kiểu đồ thị có sẵn: + Column: cột dọc + Line: đường so sánh + Pie: bánh tròn + XY: đường tương quan Chọn một dạng của kiểu đã chọn 3/11/2004 Bài giảng Excel 53
  28. Bước 3: Các lựa chọn - Tab Titles Tiêu đề đồ thị và tiêu đề các trục Nhập tiêu đề đồ thị Nhập tiêu đề trục X Nhập tiêu đề trục Y 3/11/2004 Bài giảng Excel 55
  29. Bước 3: Các lựa chọn - Tab Data Labels Nhãn dữ liệu Không hiện Nhãn dữ liệu Hiện g/t Hiện phần trăm Hiện nhãn Hiện nhãn và phần trăm 3/11/2004 Bài giảng Excel 57
  30. Khi đồ thị đã được tạo, có thể: 1. Chuyển đồ thị tới vị trí mới bằng phương thức Drag & Drop. 2. Thay đổi kích thước đồ thị bằng cách kích chuột vào vùng trống của đồ thị để xuất hiện 8 chấm đen ở 8 hướng, đặt chuột vào chấm đen, giữ trái chuột và di tới kích thước mong muốn rồi nhả chuột. 3. Thay đổi các thuộc tính của đồ thị (tiêu đề, chú giải, ) bằng cách nháy chuột phải vào vùng trống của đồ thị và chọn Chart Options Thao tác tiếp theo như bước 3 ở trên. 4. Thay đổi các thuộc tính của các thành phần đồ thị (font chữ, tỷ lệ các trục, màu sắc nền, ) bằng cách nháy chuột phải vào thành phần đó và chọn Format 3/11/2004 Bài giảng Excel 59
  31. Thay đổi thuộc tính trục đồ thị * Thay đổi vị trí hiển thị dữ liệu Khối lượng của lợn qua các ngày tuổi 20 16 12 ng (kg) ng ợ i lư i 8 ố Kh 4 0 Sơ sinh 10 20 30 40 50 60 Ngày Móng Cái Yorkshire Đối với đồ thị dạng Line, nhiều khi đồ thị vẽ xong như trên nhưng vẫn chưa chính xác vì các mốc thời gian không nằm đúng điểm chia trên trục X, do lựa chọn mặc định của Excel. 3/11/2004 Bài giảng Excel 61